Generic selectors
Exact matches only
Search in title
Search in content
Search in posts
Search in pages

Politica de Retenție a Datelor cu Caracter Personal

October 8, 2019
  1. Domeniul de aplicare/scop
    Conform Regulamentului UE 2016/679 al Parlamentului European si al Consiliului privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date și de abrogare a Directivei Nr. 95/46/CE („Regulamentul general privind protecția datelor- RGPD”), societatea Stera Chemicals S.R.L., cu sediul în comuna Jilava, Șoseaua Giurgiului nr. 292, județ Ilfov, Romania, înregistrată la Registrul Comerțului de pe lângă Tribunalul Ilfov sub nr. J23/346/2004, CUI/Cod de Înregistrare Fiscala RO11683464, reprezentată prin Dnul. Dipl.Ing. Alecsandru Rasidescu, în calitate de Director General (“Compania”), are obligația de a respecta principiile legale privind prelucrarea datelor cu caracter personal ale persoanelor fizice, inclusiv limitarea perioadei de stocare (retenție) a acestor date, fiind astfel necesară adoptarea unor reguli clare cu privire la perioadele exacte de stocare pentru fiecare categorie de date cu caracter personal prelucrate de Companie.
    Astfel, prezenta Politică stabilește perioadele de retenție pentru fiecare categorie de date cu caracter personal („Datele”) precum și standardele minime care se vor aplica la momentul distrugerii documentelor și tuturor celorlalte medii de stocare care conțin Date în cadrul Companiei.
    Prezenta Politică se va aplica tuturor activităților desfășurate de Companie precum și tuturor proceselor și sistemelor aparținând Companiei. Politica se va aplica tuturor angajaților Companiei, partenerilor, consultanților sau furnizorilor de servicii care pot colecta, prelucra sau pot avea acces la Datele Companiei (incluzând date cu caracter personal și/sau date sensibile). Este responsabilitatea tuturor celor menționați în prezentul articol să se familiarizeze cu prezenta Politică și să asigure respectarea deplină a acesteia, aceasta urmând a fi pusă în acest scop la dispoziția acestora de către reprezentanții Companiei. Această Politică se aplică tuturor mediilor de stocare a datelor pe care le utilizează Compania, incluzând astfel dar fără a se limita la emailuri, suport fizic (pe hârtie), stocare electronică, audio sau video.
  2. Legislația/documentele aplicabile
     Regulamentul UE 2016/679 al Parlamentului European si al Consiliului privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera
    circulație a acestor date și de abrogare a Directivei Nr. 95/46/CE (denumit în continuare ”RGPD”);
     Procedura privind protecția datelor cu caracter personal în cadrul Companiei.
  3. Reguli generale privind retenția Datelor
    • 3.1.Principii Generale
      • 3.1.1. Documentele care conțin Date nu se vor păstra mai mult decât perioada necesară prelucrări lor, conform legilor aplicabile, care este fie prevazută de lege, fie stabilită de Companie conform legii;
      • 3.1.2. Documentele care conțin Date trebuie să fie păstrate în conformitate cu toate cerințele legale, de reglementare și contractuale aplicabile;
      • 3.1.3. Documentele care conțin Date trebuie să fie recuperabile oricând, în conformitate cu cerințele de continuitate a afacerii;
      • 3.1.4. Gestionarea efectivă a documentelorcare conțin Date, protecția acestora din punct de vedere al integrității și disponibilității trebuie să fie în concordanță cu clasificarea de securitate a documentului;
      • 3.1.5. În cazul documentelor care conțin Date, acolo unde e posibil se vor utiliza soluții (pseudonimizare, anonimizare) pentru a împiedica identificarea automată a persoanelor fizice asociate cu Datele;
      • 3.1.6. În cazul în care prezenta Politică (în special în Anexa la aceasta privind perioada de stocare a Datelor) nu prevede o perioadă exacta de stocare pentru o anumită categorie de documente care contin Date, și, exceptând situația în care legislația aplicabilă prevede un alt termen, perioada de retenție pentru un asemenea document va fi de 3 (trei) ani de la data creării documentului (care este în prezent termenul legal general de prescripție civilă).
    • 3.2. Reguli cu privire la perioada de retenție a Datelor
      • Compania a definit în Anexa nr. 1 la această Politică perioada de stocare (fizic și/sau electronic) exactă pentru documentele care conțin Date. În acest scop, Compania a stabilit perioade de stocarea Datelor care nu depășesc perioadele necesare îndeplinirii scopurilor în care sunt prelucrate Datele.
      • Cu titlu de excepție, perioadele de stocare menționate în Anexa nr. 1 la această Politică privind perioada de stocare a Datelor vor putea fi prelungite în anumite cazuri determinate (de ex., nelimitativ:
        •  investigații în curs ale unor autorități conform legii, cand există posibilitatea ca documentele Companiei să fie necesare pentru a face dovada respectării cerințelor legale); sau
        •  in cazul necesitatii aparariiîn justitie a adrepturilor si intereselor legitime ale Companiei;
        •  investigarea accidentelor de muncă, sau accidentelor de mașină;
        •  ancheta privind incidente de securitate și sănătate în muncă.
    • 3.3. Păstrarea în siguranță a Datelor în perioada de retenție
      • Compania va ține cont de faptul că mediile de stocare utilizate pentru păstrarea documentelor care conțin Date se pot uza. În cazul stocării electronice, procedurile aferente prelucrării Datelor precum șe pot uza. În cazul stocării electronice, procedurile aferente prelucrăstocare/retenție (atât în ceea ce privește Datele pe care le conțin cât și formatele în care aceste Date pot fi accesate) vor fi de asemenea stocate cu scopul de a preveni pierderea Datelor ca rezultat a schimbărilor tehnologice. Documentele care conțin Date stocate în format de hârtie se vor păstra în spații special amenajate pentru arhivă, care să le protejeze împotriva distrugerii, degradării, sustragerii sau comercializării în alte condiții decât cele prevăzute de legislațcare să le pr, și care vor figestionate de personal specializat în managementul arhivelor.
      • Responsabilitatea pentru păstrarea și gestionarea în siguranță și conform legii a Datelor revine administratorului societatii.
    • 3.4. Distrugerea Datelor
      • Compania va revizui periodic documentele ce conțin Date (cel târziu la fiecare doisprezece luni calendaristice, cu excepția situației în care prezenta Politică prevede o perioadă diferită), fie că sunt stocate electronic pe computere, in rețele/platforme informatice (dacă e cazul),fieîn format de hârtie, pentru a decide asupra necesității distrugerii sau, după caz, ștergerii, documentelor ce conțin aceste Date de îndată ce nu mai subzistă scopul pentru care acestea au fost create și utilizate. Responsabilitatea pentru distrugerea sau, după caz, ștergerea Datelor revine administratorului societatii.
      • Ulterior adoptării deciziei de a distruge sau șterge documentele care conțin Date conform perioadei de stocare stabilită, Compania va proceda la distrugerea sau, după caz, ștergerea acestora, utilizând metode adecvate în funcție de formatul, valoarea și nivelul confidențialității acestora. Astfel, metoda distrugerii va diferi în funcție de nivelul confidențialității acestora. Astfel, metoda distrugerii va consta în metode adecvate în funcție scopul pentru care datele au fost create și de nivelul confidențialității acestora. Astfel, datele vor fi șterse electronic, sau, după caz, tocate cu ajutorul unui tocător electric și ulterior arse, în timp ce contractele expirate vor doar distruse cu ajutorul unui tocător.
      • Procesul de distrugere va fi exercitat de către angajati special împuterniciți și instruiți ai Companiei, sau de furnizor/i extern/i contractati de Companie pentru acest scop. În legătură cu acest proces, se vor respecta orice dispoziții generale aplicabile în conformitate cu legislația relevantă privind protecția Datelor sau Procedura privind protecția Datelor în cadrul Companiei.
      • În ceea ce privește Datele stocate electronic, Compania va adopta în cadrul Politicii de Securitate a Informației proceduri privind efectuarea unor verificări periodice menite să preîntâmpine pierderea informațiilor esențiale deținute de Companie ca rezultat al unei distrugeri cu rea-credință sau neintenționată, accidentala.
      • Administratorul distrugere și va asigura respectarea prevederilor legale în materia distrugerii documentelor. Documentarea procesului de distrugere va depinde de modalitatea în care sunt stocate și distruse documentele (de exemplu, pentru documentele stocate pe support de hârtie, se va putea semna un proces-verbal care să ateste, după caz, tocarea și/sau arderea acestor documente).
    • 3.5.Executare, conformare, încălcare
      • Administratorul societatii se va asigura ca toții angajații Companiei respectă prezenta Politică. De asemenea, este răspunderea acestuia să reprezinte Compania în relația cu autoritatea de supraveghere în domeniul protecției datelor sau cu orice autoritate publică.
      • Orice suspiciune de încălcare a prezentei Politici va trebui adusă de îndată la cunoștința responsabilulului cu protecția datelor cu caracter personal. Orice astfel de suspiciune de încălcare a Politicii va fi investigată și se vor adopta măsurile adecvate pentru a asigura conformitate cu prezenta Politică precum și cu prevederile legale aplicabile.
      • Nerespectarea prezentei Ppolitici poate conduce la rezultate negative pentru Companie incluzând fără a se limita la pierderea încrederii din partea clienților, litigii, pierderi financiare sau pierderi aduse reputației Companiei sau daune de altă natură. Nerespectarea prezentei Politici de către oricare din angajații Companiei constituie abatere disciplinară gravă și poate conduce la efectuarea unor cercetări discipliniare împotriva angajaților care nu au respectat Politica și, după caz, la desfacerea disciplinară a contractului individual de muncă, Compania putând totodată să întreprindă și demersuri legale împotriva acestor angajați pentru recuperarea prejudiciului suferit ca urmare a încălcării Politicii de către aceștia.
  4. Distrugerea Documentelor
    • 4.1.Distrugerea documentelor aferente activității zilnice a Companiei
    • Următoarele documente pot fi distruse în mod curent, cu excepția situației în care fac obiectul unei investigații în curs:
      • Anunțuri și informări cu privire la întâlnirile zilnice și alte evenimente (incluzând informările de acceptare sau refuz a solicitărilor de întâliniri);
      • Rezervări pentru întâlniri interne;
      • Documente care însoțesc alte documente transmise de Companie, cum ar fi adrese de înaintare, emailuri sau alte documente similar, dar care nu au o valoare de sine stătoare (nu adaugă valoare documentelor pe care le însoțesc);
      • Copie a documentelor (cum ar fi fără a se limita la email-urile imprimate, email-urile primite in CC sau FYI, ciorne, copii printate a documentelor originale).
    • 4.2.Modalități de distrugere
      • Documentele de nivel I sunt acele documente care conțin informații cu cel mai înalt nivel de securitate și confidențialitate precum și cele care conțin date cu caracter personal. Documentele stocate sub formă de hârtie vor fi tocate (introduse transversal în tocător) și ulterior arse în timp cedocumentele stocate electronic vor face obiectul unei ștergeri electronice securizate. Distrugerea acestor documente va fi documentată, depinzând de modalitatea în care sunt stocate aceste documente (ca de exemplu fără a se limita la semnarea unui proces-verbal care atestă distrugerea).
      • Documentele de nivel II sunt reprezentate de acele documente aflate în proprietatea Companiei care includ informații confidențiale ca de exemplu numele părților, semnături și adrese, sau care ar putea fi utilizate de erțe persoane pentru comiterea de infracțiuni/fraude dar care nu conțin date cu caracter personal. Documentele stocate sub formă de hârtie vor fi tocate (introduse transversal în tocător) și plasate ulterior în pubele închise în scopul colectării acestora de către societate de salubrizare în timp ce documentele stocate electronic vor face obiectul unei ștergeri electronice securizate.
      • Documentele de nivel III sunt acele documente care nu conțin informații confidențiale sau date cu caracter personal.Aceste documente vor fi tocate în fâșii sau distruge prin intermediul unei societăți din domeniul reciclării și include, printre altele, cataloage, publicitate, newsletter, pliante. Acestea pot fi distruse fără a fi necesară documentarea distrugerii.
  5. Valabilitatea Politicii. Actualizarea Politicii
    • Prezenta Politică a intrat în vigoare la 01.10.2019
    • Prezenta Politică se va revizui periodic la intervale de cel mult 12 (douăsprezece) luni calendaristice sau,după caz, anterior acestui termen dacă vor exista modificări legislative care privesc protecția datelor cu caracter personal sau dacă vor exista modificări privind activitatea desfășurată de Companie sau modalitatea de organizare internă a acesteia, care dintre aceste date va intervene prima.
    • De asemenea, Compania va putea să efectueze periodic modificări ale perioadelor de păstrare a Datelor menționate în prezenta Politică pentru a se asigura că termenele instituite respectă cerințele din legislația privind protecția datelor, inclusiv RGPD/alte acte normative succesive care îl vor înlocui/completa/modifica, și include toate categoriile de documente și Date deținute de Companie la acel moment.
  6. Anexe la Politică
    • Anexa nr. 1- Perioade de stocare a documentelor care conțin Date

Societatea Stera Chemicals S.R.L.,
Prin: Alecsandru Rasidescu
În calitate de: Director General

Politica de Retenție a Datelor cu Caracter Personal

Politica de Retenție a Datelor c...

Domeniul de aplicare/scop Conform Regulamentului UE 2016/679 al Parlamentului European si al Consiliului privind protecția…

Read more
RESIDENTIAL AND PROFESSIONAL INDUSTRIAL FLOORINGS BASED ON REACTIVE RESINS

RESIDENTIAL AND PROFESSIONAL IND...

RESIDENTIAL AND PROFESSIONAL INDUSTRIAL FLOORINGS BASED ON REACTIVE RESINS STERA CHEMICALS has developed a range…

Read more
FUNGICIZI – Pentru hartie rezistenta la mucegai

FUNGICIZI – Pentru hartie ...

Paper is a natural product, do not damage it with dangerous additives! This is difficult…

Read more